MEDIDAS EMPRESARIALES PARA AFRONTAR EL ESTADO DE ALARMA

Desde EQ ABOGADOS Y CONSULTORES, dada la gravedad de la situación y el horizonte al que nos enfrentamos todos, atendiendo a las múltiples solicitudes y consultas, hemos redactado documento con la finalidad de que sirva a todas las empresas adoptar un adecuado plan que palíe en la medida de lo posible la situación que hemos de afrontar.

Para una mejor comprensión, hemos estructurado estas medidas por bloques:

– Planificación y previsión.
– Producción/Laboral.
– Financiación.
– Impuestos y tributos.
– Reestructuraciones e insolvencias empresariales.

Ante todo, el empresario o equipo directivo ha de aportar seguridad y confianza a la organización, ya que, por lo general, existe mucha alarma social, influenciados por la avalancha de noticias de baja calidad, lo que está promoviendo un cierto pánico.

PLANIFICACIÓN Y PREVISION. Cabe destacar que un “cierre” del país puede llevar a cero los ingresos en la gran mayoría de empresas, por ello, la principal y casi única solución pasa por el control muy estricto del gasto. Todo gasto que se pueda reducir debe serlo de inmediato. NO DEJEMOS PARA MAÑANA EL GASTO QUE PODAMOS REDUCIR HOY. En este bloque, aconsejamos que se realice una pormenorizada planificación y previsión de la actividad en el corto plazo, barajando distintos escenarios. Es un proceso en “bucle” que conminamos a que sea realizado por cualquier empresa, debiendo de ser “vivo”, actualizándose de forma periódica. Así, proponemos realizar un análisis como sigue:

1. Previsión de gastos y pagos fijos. En este sentido, han de considerarse como gastos y pagos fijos aquellos que pueden ser previstos, y que no tienen una estricta dependencia del nivel de producción de la empresa, como puede ser el caso de alquileres, suministros, personal, préstamos, etc. Es conveniente crear una Excel en la que se plasmen, lo más detalladamente posible, todos los gastos que, la actividad en circunstancias normales tuviera. Este detalle ha de ser suficiente para detectar aquellos gastos, por pequeños que sean, que puedan ser reducidos o eliminados, al concluir el análisis. Además, se aconseja que se calendarice su posible reducción o eliminación, bien sean por semanas o por meses.
2. Previsión de gastos y pagos variables. Serían aquellos que están directamente asociados con la producción. En este sentido se aconseja que, se hagan previsiones en función de los escenarios que se barajen en la actividad en las próximas semanas. Se aconseja no realizar más acopios de los estrictamente necesarios, ya que ello conlleva una obligación de pagos asociados.
3. Previsión de ingresos y cobros. Es fundamental que la empresa no solo incluya los cobros que tiene pendientes, sino también los asociados a la actividad que se produzca a partir del momento de crisis. Se recomienda realizar varios supuestos, desde uno muy desfavorable a otros más realistas. Se sugiere que la empresa se dimensione a un supuesto desfavorable o pesimista.
4. Previsión de resultados. El resultado es la conjugación de los ingresos y cobros previstos, como el de gastos y pagos previstos. Estos resultados darán idea de las necesidades financieras que la empresa tendrá en las próximas semanas. Si se analizan los cobros y pagos se obtendrá una previsión de tesorería, que es donde esencialmente ha de centrarse la empresa en su análisis. Además, servirá para dimensionar las necesidades de financiación de la misma.
5. Inversiones. Se desaconseja que la empresa, salvo caso de extrema necesidad, realice inversiones en el horizonte temprano. Ello conlleva carga financiera que puede ser necesaria para otros menesteres. Es importante analizar jurídicamente los compromisos adquiridos previamente en el caso de frenar o paralizar dichas inversiones.
6. Definición de los gastos prescindibles. De acuerdo a los resultados obtenidos anteriormente, se han de analizar nuevamente todos los pagos y gastos definidos. De esta manera, se podrán tomar decisiones de reducción o eliminación de gastos a partir de este momento, buscando que el impacto de la crisis sea el menor posible.
7. Análisis de los condicionantes en la reducción de gastos. En este apartado se han de analizar jurídicamente todos los acuerdos, pactos o contratos que se tienen con distintas empresas proveedoras de los productos y/o servicios que se pretendan cancelar.
8. Análisis de costes de la reducción de gastos. La reducción de determinados gastos, pueden estar condicionados a indemnizaciones o penalizaciones, por lo que será necesario incluir en el análisis jurídico dichas posibles penalizaciones.
9. Comunicación sobre gastos. Una vez determinados los gastos susceptibles de ser reducidos, habrán de prepararse comunicaciones al respecto, con arreglo a los acuerdos, pactos o contratos de los que se dispongan, sostenido con un análisis jurídico pormenorizado. Mención aparte merece el gasto (y los pagos asociados) en materia de personal, que son descritos más adelante.

Lo anterior ha de ser el origen del resto de las medidas a adoptar, ya que, de una u otra forma, será necesario justificarlas.

Es esencial ejecutar adecuadamente las medidas contempladas en este bloque, ya que es el fundamento que sostiene al resto de bloques. Aconsejamos que se presupueste un supuesto temporal de aproximadamente 4 semanas (posible duración de la medida de emergencia), con una segunda fase de entre 2 y 3 meses a posteriori (mínimo), una vez levantado el estado de emergencia, suficiente para permitir a la actividad recuperar la normalidad.

PRODUCCIÓN. En este bloque, se aconseja que la empresa, y relacionado con el punto anterior, pueda prever las necesidades de producción. En este sentido, es aconsejable que se planifique adecuadamente, no solo una ralentización, sino el cese de la actividad de producción (bien sean de productos o de servicios). Así:

1. Previsiones de producción. Se han de barajar distintos escenarios posibles, desde uno pesimista hasta otro más realista, no incurriendo en un exceso de optimismo. Se aconseja que las estimaciones sean realizadas a la baja, para de esta forma, prever, en la medida de lo posible, las medidas de ajuste que la empresa ha de afrontar.
2. Determinación de actividad crítica. Es necesario que la empresa determine si total o parcialmente su actividad o líneas de negocio podrían ser consideradas como críticas, al amparo del decreto de situación de emergencia. Esto va a condicionar la marcha de la misma.
3. Adelanto de producción. En la medida de lo posible, se aconseja que la actividad productiva se adelante, en previsión de que puedan adoptarse medidas más drásticas. Para ello pueden tomarse medidas como las siguientes:
a. Banco de horas. Esta medida es útil a la hora de negociar con la plantilla una intensificación de su trabajo a cambio de computar, a favor de los trabajadores, horas que puedan disfrutar más adelante. Esto permite que la empresa pueda acomodar sus necesidades de producción adelantándolas, sin un aumento de sus costes salariales.
b. Vacaciones. En el caso de que la producción ya sea insuficiente para mantener la plantilla productiva, tanto total como parcialmente, se puede comunicar a la misma el disfrute de vacaciones durante el período (parcialmente) del estado de emergencia. De esta forma no se incrementa el coste para la empresa, acomodando igualmente el tamaño de su plantilla a las circunstancias productivas.
c. Reducción de jornada. En ciertas circunstancias, algunos trabajadores pueden tener una jornada reducida, acorde a las necesidades de producción. No obstante, ha de hacerse al amparo de la norma laboral. También se podría pactar individualmente con cada trabajador.
d. Análisis de los trabajadores que pudieran verse afectados. Es fundamental tener en cuenta que la normal laboral obliga a que si, se supera un determinado número de trabajadores a los que se extingue o suspende el contrato, podría incurrirse en ERE o ERTE. Es preciso que la empresa realice un listado con los trabajadores indicando qué medida se va a adoptar con cada uno de ellos, adelantando el trabajo para la incorporación de las medidas que se adopten.
e. Cese o suspensión de contratos temporales. En este apartado, y en virtud de las previsiones realizadas por la empresa, se podrá poner en marcha el cese o suspensión de contratos de tipo temporal o adscritos a obra y servicio. No obstante, hay que tener en cuenta que podría tener un coste para la empresa, si se hace antes de finalizar dicho contrato, por lo que ha de ser analizado y confrontado con el coste que supondría mantener al trabajador hasta la finalización del contrato. Igualmente, se recomienda analizar las medidas adoptadas por el gobierno a este respecto.
f. Cese de contratos indefinidos. Se puede realizar un planteamiento dirigido a la regulación de la plantilla fija o indefinida. No obstante, habrá que tener en cuenta el coste asociado a esta medida, en relación a las previsiones realizadas en el primer bloque. Para mitigar este coste (indemnización), se pueden plantear las causas económicas y organizativas. Esta medida ha de ser de las últimas, debido a los costes y a que a medio plazo, la situación tenderá a normalizarse. A pesar de ello, entendemos que esta situación, una vez se levante la emergencia, afectará de forma intensa a la economía global, por lo que podría ser adecuado un análisis profundo de esta medida, adelantándose a los probables efectos secundarios. También es necesario considerar el número de trabajadores a los que pueda afectar.
g. ERTE. Esta medida habría de ser aplicada cuando se realice una suspensión de contratos o reducción de jornada, cuando afecten a un determinado volumen de trabajadores. Las medidas previstas en el reciente Real Decreto-Ley 8/2020, de 17 de marzo permiten agilizar su adopción al reducir trámites y acortar los plazos.
h. ERE. En casos más drásticos, se podrá aplicar un ERE que es la rescisión de contratos de un determinado volumen de trabajadores. Esta medida no está amparada por las anunciadas por el gobierno, por lo que tiene un mayor coste.

FINANCIACIÓN. Este bloque está dirigido a dar una orientación a empresas para afrontar, de la mejor manera posible, sus compromisos de pagos y el cobro de sus facturas. La premisa básica ante esta situación debe ser tratar de mantener nuestra liquidez y el estado de tesorería, tratando de evitar endeudarnos en la medida de lo posible. Por ello, el mayor fundamento de este plan, es tratar de paralizar pagos, en la medida que esto sea posible, siempre que nuestra actividad se vea paralizada o minorada; existe un alto componente de riesgo en todo potencial cliente, que debe de ser analizado. Así:

1. Intensificación de los cobros. Ahora más que nunca, la empresa ha de implantar un sistema efectivo y eficiente de reclamación de abono de sus facturas. Es muy necesario que la empresa sea capaz no solo de controlar las facturas pendientes sino además de dar una rápida y eficaz respuesta a la reclamación de facturas vencidas, ya que, por lo general, la probabilidad de cobro de estas facturas disminuye a medida que transcurre el tiempo desde el momento de su vencimiento. Es esta, una de las medidas más importantes que ha de adoptar la empresa, ya que de nada sirven otras si finalmente la empresa deja de cobrar por impago de clientes.
2. Rigor en la emisión de facturas. Determinadas empresas suelen emitir sus facturas tiempo después de la prestación de servicios o entrega de productos. Se aconseja que, en la medida de lo posible, ser ágil en la emisión de las facturas. En el caso de que se tenga noticias de que un cliente puede dar síntomas de una cierta incapacidad de pagos, aconsejamos, en primer lugar, no establecer la relación comercial y, en segundo lugar, agilizar la emisión de la factura y por ende el proceso.
3. Análisis de clientes. En la situación que nos encontramos y previsible alargamiento de la misma, así como de la posterior fase de recuperación de la actividad, la empresa ha de analizar exhaustivamente a los clientes con los que va a tener relaciones comerciales, evitando a toda costa establecerlas con aquellos clientes que puedan producir impago o retrasos en los mismos.
4. Condiciones de cobro. La empresa puede solicitar y requerir pagos por adelantado, garantizando al menos una parte de los mismos. Se ha de ser muy escrupuloso con los clientes, más si cabe cuando se prevé que la situación económica se agrave y con ello afecte a una parte importante de la cartera de clientes. Se busca minorar el riesgo provocado por los impagos. Se desaconsejan las negociaciones que dilatan el cobro en el tiempo.
5. Forma de cobro. Recordando una pasada crisis, severa por otro lado, es fundamental que la empresa organice adecuadamente las formas que aplica a la hora de practicar el cobro. Así, fórmulas que permiten el descuento adelantando del cobro de manera financiada, pueden ser peligrosas, ya que, si se produce el impago, será la empresa la que no solo haya de ser requerida por la entidad financiera, sino que además habrá unos sobrecostes y una opinión crediticia desfavorable. Ha de analizarse la forma en la que se han de requerir los cobros a clientes.
6. Proveedores. Planificación y negociación con proveedores de calendarios de pagos de manera que, se pueda generar liquidez extra en los primeros días de la crisis. Las deudas que ya tenemos contraídas, en la medida de lo posible, hay que alargarlas.
7. Deudas actuales. Además, ha de estar presente que en próximos días se producirá concreción por parte del gobierno en cuanto a las deudas existentes, tanto en moratoria, tipos de interés, etc.
8. Liquidez y endeudamiento. Ahora más que nunca es necesario disponer de liquidez suficiente para afrontar una situación de emergencia y la posterior etapa, que vendrá probablemente caracterizada por una situación de debilitamiento o recesión económica. Por ello, se recomienda que la empresa destine una parte de sus esfuerzos a la consecución de líneas de liquidez, fundamentalmente con entidades financieras. No obstante, la disposición de liquidez mediante financiación, no ha de ser a cualquier precio, sino solo en caso de que la situación de déficit sea coyuntural, ya que de otra forma, podría suponer la insolvencia final de la empresa, por lo que se aconseja un análisis previo en profundidad que muestre la conveniencia de aplicar esta medida y no otras. Recomendamos no firmar nada con entidades financieras que pueda suponer un aumento de garantías (personal o real). Ello puede conllevar gastos asociados a apertura, comisiones, etc., así como la contratación de otros productos como seguros de cobertura, vida, etc. Adicionalmente, las entidades financieras poseen tipos de interés en correlación con la situación de nuestras empresas. Esto supone que contrataciones urgentes pueden estar muy penalizadas, por lo que hay que analizar al detalle las condiciones que son ofertadas. Por ello, se puede actuar en las siguientes líneas:
a. Solicitud de pólizas o líneas de crédito. Aunque consume CIRBE, el coste asociado a la disposición de este tipo de financiación es relativamente pequeño, y permite disponer de efectivo para afrontar épocas de claro déficit. Igualmente hay que conocer perfectamente cómo gestionar este producto financiero, ya que está definido para situaciones de déficit coyuntural, nunca estructural.
b. Solicitud de préstamos. Este tipo de financiación está pensada para incorporar capital a la empresa, fundamentalmente para hacer frente a inversiones. Un préstamo nunca ha de ser adoptado como medida para prever déficit estructural o coyuntural, ya que lo que se consigue es que la empresa abulte su déficit de tesorería, conllevando la probable insolvencia de la misma.
c. Solicitud de otros productos. Actualmente muchas entidades disponen de productos financieros combinados como por ejemplo líneas que permiten disponer de efectivo, descontar letras o pagarés, confirming, etc. De igual forma, es imprescindible analizar las necesidades financieras de la empresa, para poder elegir la más adecuada.
d. Líneas financieras del plan de emergencia. La empresa ha de analizar cualquier tipo de ayuda o subvención de la que se pueda beneficiar en este momento. En el recientemente publicado Real Decreto-Ley 8/2020, de 17 de marzo, se prevé la aprobación de una línea de avales a la financiación por entidades de crédito a empresas y autónomos; así como la ampliación del límite de endeudamiento del ICO; y la creación de una línea de cobertura aseguradora para las pequeñas y medianas empresas internacionalizadas o que exporten regularmente.

e. Ayudas y subvenciones. Existen una serie de ayudas y subvenciones a los que la empresa puede acogerse. No obstante se debe estar pendiente a las concreciones que se realicen en esta materia desde el gobierno.

IMPUESTOS Y TRIBUTOS. En este bloque, se muestran las distintas posibilidades existentes en cuanto a la solicitud de exención y aplazamiento de impuestos y tributos.
El Real Decreto-Ley 7/2020, de 12 de marzo, dispuso, en su art. 14, el aplazamiento del ingreso de la deuda tributaria correspondiente a todas aquellas declaraciones-liquidaciones y autoliquidaciones cuyo plazo de presentación e ingreso finalice desde la fecha de su entrada en vigor (13/03/2020) hasta el día 30 de mayo de 2020, ambos inclusive.
El Real Decreto-Ley 8/2020, de 17 de marzo, en su art. 33, acaba de añadir una suspensión de plazos en el ámbito tributario, gracias a la cual, se aplazan los vencimientos de los plazos y fracciones de los acuerdos de aplazamiento y fraccionamiento concedidos hasta el 30 de abril de 2020.

INSOLVENCIAS. Este bloque está destinado a indicar aspectos sobre posibles insolvencias empresariales, tanto propias como ajenas. Así:
1. Ajenas. En el caso de tener conocimiento de clientes o proveedores que puedan estar atravesando una situación compleja, la experiencia y la situación de emergencia que vivimos, obliga a extremar la prudencia, ya que en no pocas ocasiones, derivará en insolvencia, y con ello la incapacidad de pago (clientes) y/o de suministros (proveedores y acreedores). Es por ello que la empresa ha de posicionarse de forma rápida, ágil y eficiente, para llegado el caso, el impacto de esta insolvencia sea menor.
2. Propia. En el caso de que la empresa pueda prever una insolvencia en el medio y largo plazo, es imprescindible adoptar una serie de medidas orientadas a la salvaguarda del patrimonio empresarial y familiar, así como a las posibles derivaciones de responsabilidad que puedan emanar de la situación. Es por ello que en estos casos, urge adoptar las medidas oportunas, aún cuando finalmente la situación se reconduzca, ya que el trabajo realizado al respecto habrá servido para reestructurar la empresa, patrimonio, etc.

REESTRUCTURACION EMPRESARIAL Y PATRIMONIAL. Ahora más que nunca es necesario realizar un detallado y exhaustivo análisis empresarial y patrimonial, ya que este tipo de medidas han de ser ejecutadas con suficiente tiempo, que permitan su consolidación frente a futuras insolvencias.

Desde EQ ABOGADOS Y CONSULTORES SL queremos recordaros que disponemos de herramientas para ayudar a la empresa a organizar y prepararse para cualquier escenario al que nos veamos abocados. Estamos a disposición de todas aquellas empresas que precisen ayuda en la ejecución de estas medidas así como para resolver cuantas dudas se puedan plantear a este respecto. Queremos recalcar que, más allá de las medidas decretadas por el gobierno, es imprescindible hacer una labor introspectiva de la situación previsible de cada empresa que permita, dentro del escenario que nos ha tocado vivir, favorecer la continuidad de la empresa, fin último de cualquier empresario y equipo directivo.

EQ Abogados & Consultores
José A. Caballero
josecaballero@eqabogados.es