CLASIFICACIÓN DE LOS GASTOS DE UNA EMPRESA PARA EL UMBRAL DE RENTABILIDAD

¿Cómo podemos clasificar los gastos de una empresa de forma que permitan calcular el punto muerto o de equilibrio de una forma sencilla y práctica?

Para poder hacerlo bastaría con listar todos los tipos de gastos de una forma lo más homogénea y ordenada posible, y asignarles una tipología de gasto. Se expone a continuación una lista sencilla, aplicable para cualquier autónomo o pequeña empresa:

• Arrendamientos y alquileres.
• Reparaciones y mantenimientos.
• Servicios profesionales (abogados, notarios, ingenieros, economistas, asesores, etc.).
• Transportes (provenientes de proveedores externos).
• Primas de seguros (responsabilidad civil, robos, incendios, etc.).
• Servicios bancarios (gastos, comisiones, corretajes, timbres, etc., cobrados por los bancos a la empresa).
• Publicidad y propaganda
• Suministros (gasoil, teléfono, luz, comunicaciones, agua, etc.)
• Servicios exteriores (otros gastos como limpieza, correos, sellos, etc.).
• Impuestos y tributos
• Sueldos y salarios (total del coste salarial para la empresa)
• Intereses de préstamos
• Intereses por anticipos de cobro (los cobrados por el uso de descuento de efectos, recibos domiciliados, etc.).
• Otros gastos financieros.
• Principal de préstamos.

Obsérvese que se ha incluido el principal de préstamos, siguiendo el criterio de caja, ya que comporta un pago. No se considera por ende la variación de existencias, ya que no tiene una repercusión en los flujos de caja, así como tampoco las amortizaciones al ser un gasto que no tiene asociado ningún pago.

Ahora bien, los gastos pueden ser:

• Gastos fijos o recurrentes, que son aquellos que podrían ser estimados sin demasiado error en los próximos meses. Suelen estar asociados a la estructura de la empresa. Entre estos estarían los alquileres, la cuota de los préstamos (como suma de los intereses y principales de préstamos) o incluso los sueldos y salarios. Es pues que los gastos fijos pueden considerarse recurrentes por cuanto que prácticamente son similares mes a mes. Los denominaremos recurrentes para evitar confusiones con aspectos de costes o económicos.
• Gastos variables, que serían aquellos que están influenciados por las ventas o la propia producción, es decir, son proporcionales a las mismas. A partir de ahora los denominaremos proporcionales.
• Gastos semifijos o semivariables. Que serían aquellos que no son exactamente fijos ni exactamente variables, sino que poseen características de unos y otros. Los denominaremos a partir de ahora “semi”.

Hay que partir de la base de que los gastos en las empresas varían poco de un mes a otro. Aquellas empresas en las que lo hacen de forma apreciable, es debido fundamentalmente a la estacionalidad, a la climatología o a otros efectos similares, pero que en el cómputo de 12 meses, no existen muchas diferencias, respecto a períodos anteriores, a excepción lógicamente de la variación de la actividad de la empresa. Es por ello que un gestor de una empresa puede estimar con mucha exactitud los pagos a los que tendrá que enfrentarse en los próximos meses.

Así, se asignará un valor de “1” a los gastos recurrentes y el valor de “0” a los proporcionales.

¿Qué valor asignamos entonces a los del tipo “semi”? Pues un valor comprendido entre 0 y 1. Cuantas más características de recurrencia tengan, más cercano al valor 1, o cuanto más proporcionales sean a las ventas o a la producción, más próximo al valor 0.

Procedamos a clasificar los gastos con los conceptos anteriormente mencionados

Hay que hacer las siguientes consideraciones.

1. Los gastos por alquileres suelen ser recurrentes, aunque hay empresas que pueden alquilar equipos para la producción. Depende de la empresa y la actividad. En nuestro ejemplo tomará el valor de 1.
2. Los gastos por reparaciones y mantenimiento suben a medida que aumenta la actividad, aunque hay una componente fija. Es por ello que por está más cerca de ser proporcional. Podríamos fijar un valor de 0,25
3. Los servicios proporcionales suelen ser recurrentes, aunque en determinadas ocasiones aumentan estos gastos, por ejemplo al realizar un proyecto o contratar un servicio de consultoría. En nuestro ejemplo tomará el valor de 1.
4. Los gastos por transportes son totalmente proporcionales, es decir, se producen si hay venta. En el ejemplo tomará el valor de 0.
5. Primas de seguros, son gastos recurrentes, ya que varían en la proporción que la compañía de seguros actualice precios. Por lo tanto tomará el valor 1.
6. Servicios bancarios. Es indudable que tienen una clara componente proporcional, pero también una parte fija. Le podemos asignar un valor de 0,25.
7. Publicidad y propaganda. En las grades empresas se destina un tanto por ciento de las ventas. Pero en las pequeñas suelen ser cantidades fijas. Ante la duda asignamos un valor de 0,5
8. Existen gastos en este apartado que son prácticamente recurrentes, pero otros que tienen una componente variable y proporcional a la actividad. En nuestro ejemplo se asignará un valor de 0,75
9. Servicios exteriores. Consideraríamos un valor intermedio de 0,5 para nuestro ejemplo.
10. Impuestos y tributos. Los tributos suelen ser recurrentes pero los impuestos variables. Se asigna un valor de 0,5 para nuestro ejemplo.
11. Sueldos y salarios. Podríamos considerar dos tipos de sueldos, los de producción (que podrían ser estimados como proporcionales) y los de “estructura” que son considerados como recurrentes. Para simplificar, un empresario no realiza ajustes en la plantilla de un mes para otro, suponiendo que el nivel de actividad es similar al mes anterior. Por ello en nuestro ejemplo va a tomarse como valor el 1.
12. Cuotas de préstamos. Habitualmente son idénticas mes a mes, por lo que el valor será de 1.
13. Intereses por anticipos de descuentos. Es evidente que es proporcional a la actividad, si hay ventas se podrán anticipar, por lo que el valor será de 0
14. Otros financieros. Ante la duda se toma el valor de 0,5.

Todo lo anterior nos permitirá calcular el volumen de gastos recurrentes y proporcionales en una empresa en un período dado, de una forma matemática, simple y sencilla, y aplicable a cualquier empresa.

En el próximo artículo, aplicaremos todos estos conocimientos a un ejemplo concreto.

Sed Felices

José Antonio Caballero Ruiz