abril 14, 2016

10 errores más frecuentes en la gestión documental

En ocasiones, la gestión de la documentación en las empresas no se realiza de una forma adecuada ni siguiendo unos protocolos de seguridad mínimos que el contenido de dicha documentación requiere. Bien por desconocimiento, por desidia o por falta de información, la gestión de la documentación en las empresas es una de las asignaturas pendientes donde hoy en día, muchas empresas e instituciones fallan.  Estos son 10 de los errores más frecuentes que cabe la pena evitar.

1. Gestión documental profesional. No todo trabajador de una empresa debe conocer como se debe gestionar profesionalmente la documentación que en ella se maneja. Para ello, existen herramientas para la gestión documental que este proceso requiere, así como la jurisdicción pertinente.
2. Agencia General de Protección de Datos. Aún hay empresas que no tienen sus ficheros inscritos en la Agencia General de Protección de Datos. Grave error. Esto puede conllevar a serias multas por parte de la Ley Orgánica de Protección de Datos que pueden poner en jaque, incluso, la supervivencia de la propia empresa.
3. Destrucción. Otro grave error es la destrucción de la documentación de las empresas. En ocasiones, esta contiene una información tremendamente valiosa y muchas veces confidencial que merece la pena ser destruida más allá que arrojarla a un simple cubo de basura. Realizar un buen expurgo y destruir esa documentación con máquinas profesionales debe ser otro aspecto tenido en cuenta por las organizaciones.
4. Formación empleados. La no formación de los empleados es uno de los 10 errores más frecuentes en la gestión documental por parte de las empresas. Éstos deben tener conocimientos mínimos acerca del ciclo de vida de los documentos, de su utilización, su seguridad, su conversación y su destrucción.
5. Almacenamiento de la documentación. En toda empresa, hay cierta documentación que requiere de un uso más corriente que cualquier otro tipo de documentación. Una buena organización y segura, mediante el mobiliario adecuado y su fácil acceso por parte de los empleados, agilizará el trabajo en toda empresa que se precie.
6. Software de gestión documental. No cabe la pena decir, que cualquier empresa tiene que tener hoy en día un software de gestión documental que le ayude a grabar, localizar… en definitiva, a gestionar la documentación de la empresa de una forma fácil, segura y profesional. Para la elección de un software u otro, habrá que analizar las características concretas de cada documento.
7. Realización de copias o duplicados. La realización de copias de seguridad es una tarea constante que merece la pena tener en cuenta. Puede ocurrir un “desastre tecnológico” y causar con ello serios problemas a la documentación de la empresa o a parte de ella. El papel ha pasado a la historia y no hay nada mejor que poseer copias seguras en soporte electrónico.
8. Dar la espalda a las nuevas tecnologías. Es otro de los diez errores más frecuentes en la gestión documental. Empresas que siguen pensando que el papel ha sido el pasado y es el presente y ¿por qué confiar en las nuevas tecnologías? El miedo tecnológico, las (oscuras) leyendas sobre la seguridad… llevan a muchas empresas a dar la espalda a las nuevas tecnologías a la hora de gestionar su documentación.
9. Integración con otras aplicaciones. A la hora de implantar, por ejemplo, un gestor documental es inevitable integrarlo con otras aplicaciones de las que disponga la empresa. La pérdida de información o la duplicidad de datos, pueden conllevar a confusión y problemas de información.
10. Acceso a la documentación. Un acceso a la documentación seguro debe ser una prioridad máxima en empresas e instituciones. Es otro error en la gestión de la documentación, que todo el mundo pueda acceder a datos y archivos. Crear una serie de pautas, códigos e incluso niveles de acceso a la información entre los empleados es algo obligatorio.